Táblázati kockázatok - meghatározás, példák és a címzés módja

A táblázatkezelési kockázatok még az ilyen programokat használó nagyvállalatoknál is fennállnak. Bár a táblázatokat a szervezetek legfontosabb és leghatékonyabb eszközei közé sorolják. Szervezeti struktúrák és vállalkozások az elmúlt évtizedekben, ez nem szünteti meg azt a tényt, hogy a táblázatok emberi hibáknak vannak kitéve. Ezenkívül könnyen módosíthatók és manipulálhatók, és gyakran hiányzik belőlük a belső ellenőrzés.

Táblázat kockázatai

Táblázati hibák és azok hatása

A táblázatok használata kényelmes, különösen könyvelők számára. A könyvelők feladata a pénzügyi kimutatások vizsgálata a pontosság és a hatályos törvények és előírások betartásának biztosítása érdekében, az adózással kapcsolatos feladatok kezelése, például az és más pénzügyi szakemberek számítása. A táblázatok azonban arra várnak, hogy az ellenőrzési folyamat emberi összetevője egységeket és számokat adjon meg belőlük. Ha az emberek hajlamosak hibázni, hibákat lehet elkövetni a táblázatokon.

A táblázat hibáinak alapvetően három fő kategóriája van, nevezetesen:

  • Adatbeviteli hibák
  • Számítás vagy képlet Excel képletek Cheat Sheet A Finance Excel képleteinek csalólapja megadja az összes legfontosabb képletet a pénzügyi elemzés és modellezés elvégzéséhez az Excel táblázatokban. Ha az Excel pénzügyi elemzésének mestere és a pénzügyi modellek kiépítésének szakértője szeretne lenni, akkor jó helyen jár. hibák
  • Formázási hibák

A hibák a kockázatok kezdetét jelentik. Amikor az ilyen hibák gyakran előfordulnak és szokássá válnak, a kockázat növekszik. Gyakran hiányzik a hibák ellenőrzése és felülvizsgálata, ami káros lehet a vállalkozás számára. Valójában a táblázatokban nagyon gyakran fordulnak elő hibák, becsült arányuk 88%.

Példák táblázatkezelő kockázatokra

Pontos és hibamentes táblázatos jelentések készítéséhez fontos, hogy a könyvelők és az üzleti tulajdonosok megértsék a különböző táblázatkezelési kockázatokat. Az alábbiakban ismertetjük őket:

1. Képzetlen felhasználók

Sokan úgy gondolják, hogy a Microsoft Excel használatának alapismeretei már megegyeznek a táblázatok használatával kapcsolatos ismeretekkel. Ez nem igaz, mivel a táblázatok használata szigorú képzést igényel nemcsak a kezdő auditorok számára. A 4 legnagyobb tanácsadó cég a KMPG, a Deloitte, a PwC és az EY. Szolgáltatások széles skáláját kínálják, mint például könyvelés, vezetői tanácsadás, adózás, kockázatértékelés és könyvvizsgálat. Tudjon meg többet a négy nagy szolgáltatásairól és azok folyamatos friss képzéséről. A közepes tudás és tapasztalat pontatlan számításokhoz, helytelen képletek használatához, sőt más táblázatbemutatókhoz való kapcsolódáshoz vezethet.

2. Elégtelen irányelvek a táblázatok elkészítéséhez

A táblázatok használatát a felhasználóknak fel kell készíteniük a megfelelő ismeretek megszerzésével. Ezért a szervezeteknek kézikönyvet kell rendelkezésre bocsátaniuk, amely elmagyarázza, hogyan használják a táblázatokat a lehető legegyszerűbb nyelven. Tartalmaznia kell információkat és utasításokat a táblázatkezelő szoftver használatáról.

3. Az adatok újrafeldolgozása

A vágás és beillesztés az emberek általános szokása. Bár ez sok időt takarít meg, és lehetővé teszi az emberek számára, hogy rövidebb idő alatt többet tegyenek, mégsem mindig jó ötlet. Ennek oka, hogy idővel a képletek megsérülhetnek és megváltozhatnak, a linkek pedig megszakadhatnak, ami pontatlan jelentésekhez vezethet.

4. Hibák a táblázatokban

Nem számít, mennyire jó a felhasználó a táblázatos számítások elvégzésében, az emberi tényezők miatt a hibák elkövetésének kockázata továbbra is magas. Ez különösen igaz az emberek beszélgetési szokásaira, gyakori fürdőszobai szünetekre, telefonok ellenőrzésére és egyéb szokásokra.

5. Adatvesztés

Nagyon sok esetben sok adat elvész a meghibásodások és az áramkimaradás miatt. Ilyen esetekben órányi adatbevitel vesz el egy szempillantás alatt, aminek következtében a könyvelőnek mindent el kell végeznie a kezdetektől, időt és erőforrásokat pazarolva.

A táblázatkezelő kockázatok kezelése

A kockázatok más formáihoz hasonlóan a táblázatos kockázatokkal is foglalkozni kell annak minimalizálása vagy egyszeri megszüntetése érdekében.

1. Képzés és folyamatos fejlesztés

Mint fentebb említettük, képzési programokra van szükség minden olyan vállalat számára, amely táblázatot használ a jelentésekben. Ilyen képzést kell biztosítani a szoftver minden felhasználójának, legyen az kezdő vagy veterán a folyamat során. Rendszeres képzést kell tartani annak biztosítása érdekében, hogy mindenki naprakész legyen a változásokkal és a táblázatok használatának új trendjeivel.

2. Az adatok biztonsága

A táblázatoknak a helyükön kell lenniük ahhoz, hogy biztosítsák a táblázatos jelentéseket, és csak a cég könyvelőihez férhessenek hozzá. Az adatok újrafeldolgozásának és az adatbevitelnek a kezelése érdekében javasoljuk, hogy az üzleti számításokat tartsák külön a bemeneti adatoktól.

Adatellenőrzési lehetőségeknek is rendelkezésre kell állniuk, amelyek segítik a könyvelőket és a könyvvizsgálókat, ha jogosulatlanul korlátozzák az adatok bevitelét.

3. Adatmentések

Az adatvesztés elkerülhető, ha a táblázatos jelentést folyamatosan mentjük, miközben a könyvelő munkájával együtt jár. Ezenkívül a fájlokat mindig a hálózatra kell menteni, és nem csak az asztalon, hogy biztonsági másolatot készítsenek, ha bármelyik gép meghibásodik.

4. Jó minőségű szoftver

A vállalatoknak befektetniük kell jó minőségű táblázatos szoftverekbe. A drágábbak többe kerülhetnek a vállalatnak, de ez általában csak egyszeri költség, amelyet pontos jelentések készítésével lehet megtéríteni.

Végső szó

A táblázatos kockázatok valósak, és megoldatlanul nagy problémákat jelentenek a vállalkozások és szervezetek számára. A táblázatokkal az emberek és a gépek egyaránt pontos üzleti jelentéseket készítenek.

További források

A Finance a pénzügyi modellezési és értékelési elemző (FMVA) ™ hivatalos szolgáltatója. Az FMVA® tanúsítás Csatlakozzon 350 600+ hallgatóhoz, akik olyan vállalatoknál dolgoznak, mint az Amazon, a JP Morgan és a Ferrari tanúsító program, amelynek célja, hogy bárkit világszínvonalú pénzügyi elemzővé alakítsanak.

A pénzügyi elemzések ismereteinek fejlesztése és továbbfejlesztése érdekében javasoljuk az alábbi kiegészítő pénzügyi forrásokat:

  • Minden Excel képzés és tanfolyam
  • Az Excel modellek bevált gyakorlatok dokumentálása Az Excel modellek bevált gyakorlatok dokumentálása Ha nagy és bonyolult pénzügyi modelleken dolgozunk a Microsoft Excel programban, akkor nagy kihívást jelenthet egyértelműen dokumentálni őket a felhasználók egyszerű kezelhetősége és érthetősége érdekében. Itt megvitatunk néhány Excel-modell bevált gyakorlatot, valamint más hasznos tippeket és trükköket, amelyeket a felhasználók alkalmazhatnak az Ön karbantartására és ellenőrzésére
  • Mennyiségi elemzés Kvantitatív elemzés A kvantitatív elemzés a mérhető és ellenőrizhető adatok, például a bevételek, a piaci részesedés és a bérek összegyűjtésének és értékelésének folyamata a vállalkozás viselkedésének és teljesítményének megértése érdekében. Az adattechnológia korszakában a kvantitatív elemzést tekintik az informált döntések meghozatalának preferált megközelítésének.
  • Értékelési modellezés az Excelben Értékelési modellezés az Excelben Az értékelési modellezés az Excelben többféle elemzésre utalhat, beleértve a diszkontált cash flow (DCF) elemzést, összehasonlítható kereskedési többszöröseket

Legutóbbi hozzászólások