Forrásdokumentumok - A számviteli dokumentumok áttekintése és típusai

Minden alkalommal, amikor egy vállalkozás pénzügyi tranzakcióba keveredik, papírnyomtatvány készül. Ezt a papír nyomot a könyvelésben forrásdokumentumnak nevezik. Függetlenül attól, hogy a csekkeket kifizetés céljából írják-e, az eladásokat a bizonylatok generálása érdekében, a számlázási számlákat a beszállítók küldik-e, vagy a munkaidőt rögzítik az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartásában - az összes vonatkozó dokumentum forrásdokumentum.

forrásdokumentumok

A forrásdokumentumok fontossága

A forrásdokumentumok elsősorban a könyvelés és a könyvelés szempontjából fontosak. Pénzügyi könyvelés elmélete A pénzügyi könyvelés elmélete megmagyarázza a könyvelés mögött meghúzódó "miérteket" - azokat az okokat, amelyek miatt a tranzakciókat bizonyos módon jelentik. Ez az útmutató segít megérteni a pénzügyi számviteli elmélet fő elveit, mivel azok fizikai bizonyítékként szolgálnak arra vonatkozóan, hogy egy pénzügyi tranzakció valóban megtörtént. Manapság ezeknek a dokumentumoknak nem feltétlenül kell fizikai nyomtatott példánynak lenniük - lehet, hogy a visszaigazolás elektronikus formája.

Ezenkívül a forrásdokumentumok is elengedhetetlenek az audit folyamatában. Amikor a vállalatok ellenőrzést végeznek, az auditor hozzáférése az összes tranzakció világos és hozzáférhető papírnyomtatványához növeli az ellenőrzés általános legitimitását és függetlenségét. A társaság egyéni számlák egyenlegének pontosságának megerősítése érdekében az auditoroknak teljes hozzáférésre van szükségük az összes dokumentumhoz. Összességében a vállalkozás zökkenőmentes működtetése és az átláthatóság fokozása érdekében minden forrásdokumentumát meg kell őrizni és tárolni a későbbi felhasználás céljából.

A forrásdokumentumok általános típusai

A legegyszerűbb formájában a forrásdokumentum általában a következő információkat tartalmazza:

  • A tranzakció dátuma
  • A tranzakció teljes összege
  • A tranzakció leírása
  • Egy vagy több engedélyező aláírás

A leggyakoribb dokumentumok a következők:

  • Ellenőrzések
  • Számlák
  • Nyugták
  • Hiteljegyzetek
  • Alkalmazotti időkártyák
  • Betétlapok
  • Megrendelések

Dokumentumtárolás

A forrásdokumentumok révén generált minden információt megfelelően rögzíteni kell a vállalat naplójában, könyvelési szoftverében vagy pénzügyi könyveiben. A kezdeti felvétel után minden dokumentumot meg kell őrizni, fájlba rendezni és rendszerbe tenni, hogy bármikor visszakereshetők legyenek. Fontos rögzíteni az általános belső ellenőrzési eljárásokat is. Forensic Audit Guide A törvényszéki ellenőrzés a társaság nyilvántartásának részletes ellenőrzése, amelyet a bíróságon bírósági eljárásban kell felhasználni. Könyvelők, ügyvédek és pénzügyi szakemberek vesznek részt. Egy ilyen ellenőrzés során korrupciót, összeférhetetlenséget, megvesztegetést, zsarolást, eszköz-visszaélést, pénzügyi csalást fognak keresni, meghatározva, hogy a cégben kik férhetnek hozzá és engedélyezhetik a kifizetéseket, megbízásokat és egyéb tranzakciókat.

A forrásdokumentumok eredetisége

Az esetek többségében a forrásdokumentumok fénymásolatai jogilag megengedettek. Az US Internal Review Service (IRS) szerint mindaddig, amíg ezek a fénymásolatok teljes, olvasható és pontos ábrázolást nyújtanak az eredeti dokumentumról, jogilag elfogadhatóak. Hasonlóképpen, a Canadian Revenue Agency (CRA) mindaddig elfogadja a beolvasott dokumentumokat, amíg a nyilvántartásokat papír formátumban állítják elő és őrzik meg, vagy elektronikusan hozzáférhető és olvasható formátumban tárolják. Noha ezeknek a dokumentumoknak a rendezése és benyújtása unalmas lehet, a papírnyomok megfelelő karbantartása és a dokumentumokhoz való hozzáférés egyszerű módjának megteremtése miatt a jövőben hatalmas időmegtakarítást eredményezhet, és nagyobb átláthatóságot is biztosít.

További források

Az alábbiakban további ingyenes pénzügyi források találhatók, amelyek segítenek a pénzügyi karrier előrehaladásában.

  • A jövedelemadók könyvelése A jövedelemadók könyvelése A jövedelemadók és azok elszámolása a vállalati pénzügyek egyik kulcsfontosságú területe. A jövedelemadók könyvelésének fogalmi megértése lehetővé teszi a vállalat számára, hogy fenntartsa a pénzügyi rugalmasságot. Az adó egy bonyolult terület, amelyben el lehet menni, és gyakran még a legképzettebb pénzügyi elemzőket is összezavarja.
  • A pénzügyi kimutatások elemzése A pénzügyi kimutatások elemzése Hogyan kell elvégezni a pénzügyi kimutatások elemzését. Ez az útmutató megtanítja Önt az eredménykimutatás, a mérleg és a cash flow-kimutatás pénzügyi kimutatásainak elemzésére, beleértve a fedezeteket, arányokat, növekedést, likviditást, tőkeáttételt, megtérülési rátákat és jövedelmezőséget.
  • Pénzügyi számviteli elmélet Pénzügyi számviteli elmélet A pénzügyi könyvelés elmélete elmagyarázza a "miért" mögött a könyvelést - azokat az okokat, amelyek miatt a tranzakciókat bizonyos módon jelentik. Ez az útmutató segít megérteni a pénzügyi számviteli elmélet fő elveit
  • Az eladott áruk könyvelése Számviteli útmutatóink és forrásaink önálló tanulási útmutatók a számvitel és a pénzügy saját tempójában történő elsajátításához. Böngésszen útmutatók és források százai között.

Legutóbbi hozzászólások